Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission. En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestaire et à organiser la relation tout au long du projet. Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe interne, ce qui en fait un outil fondamental de communication du chef de projet..

La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L'erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

On peut aussi faire appel à un consultant assistance à maitrise d'ouvrage (AMOA) pour valider la cohérence du cahier des charges et réduire ainsi considérablement les risques.
Un cahier des charges est constitué de 2 grandes parties, une arborescence fonctionnelle et un tableau d'analyse fonctionnelle : c'est le cahier des charges fonctionnel. Un cahier des charges doit enumérer les fonctions de service. Le cahier des charges est un document qui rapporte ce que le client doit savoir sur son projet et ce qu'il va consommer.